Auriez-vous des problèmes de disponibilité avec votre patron madame?

J’envie les patrons. C’est tellement plus agréable être en réunion que de faire la job sale. Un jour je serai patron pour être en réunion!

Ça dépend des boîtes, je ne suis pas patron et j’ai l’impression que le temps que je passe en réunion ne cesse d’augmenter depuis des années – au détriment de mon “vrai” boulot (la job de bras) !

Mon directeur passe sa journée en meeting. Un meeting type où il est présent ressemble à 1) prendre contrôle du meeting durant les 15 premières minutes pour poser ses questions, 2) annoncer qu’il n’a pas eu le temps de se préparer pour la réunion et c’est pourquoi il ne connait que les grandes lignes du dossier, 3) quitter après 15 minutes pour un autre meeting où le manège se répète.

C’est en rendu une blague au bureau. Assurément le directeur le moins efficace que j’ai connu.

en réunion , merci

Les reunions avec la secretaire sont toujours productives car elle nous laisse enfin le temps de travailler en paix

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Mathieu

Au 3è niveau de gestion, je peux comprendre, mais comme ça se passe dans les organisations, les cadres de premier et second niveau passent leur temps en réunions, impliquant des professionnels qui plutôt que de s’occuper de ce dont ils sont formés pour, passent leurs temps à backer les gestionnaires dans leurs négociations des comité de gestion vs le comité de direction vs le bureau de projet vs la division finance, bla, bla, bla, c’est à mourrir d’ennui d’attente de décisions.

Ça manque de décideurs qui mettent leurs culottes, à tout les niveaux, dans le management tel qu’il se pratique aujourd’hui, à mon humble avis.

Petite précision, je parle de décideurs, mais ça inclut également les décideuses, vous comprendrez que pour alléger le texte, le masculin, bla, bla, bla, les décideuses, disais-je, de plus en plus nombreuses seraient tout autant, si non plus (parce qu’encore plus indécises?) bienvenues à troquer leur jupe pour une culotte.

Déclaration de mon ex qui était cadre dans une grande entreprise et qui enrageait d’être trop souvent en réunion: ils ne font que pelleter des nuages!

Alors que lui préférait être sur le terrain avec ses employés, pour les aider quand ils avaient besoin de lui, et était un homme d’action.

Effectivement, presque toujours en réunion : domaine parapublic dans mon cas. S’il n’y avait pas de ces réunions, plusieurs postes seraient injustifiés, ne sachant trop quoi faire autrement ou tout au moins pas à temps plein. Je n’exagère même pas. Quand on les voit travailler, souvent, c’est pour convoquer ou préparer encore des réunions. Je me suis toujours demandée comment ces patrons faisaient pour mettre en pratique ou pour diffuser l’information pertinente de ce qu’ils apprenaient dans ces réunions compte tenu du peu de temps à leur disposition pour ce faire. Et puis ces réunions impliquent des coûts: repas à l’extérieur, frais de déplacement, hôtels pour les nuits à l’extérieur… On donne l’impression que la valorisation ou la supériorité du poste va avec le nombre de réunions dans une semaine. Ça fait prestigieux ou haut-placé dans la hiérarchie de dire souvent, souvent, qu’ils sont en réunions. J’ai refusé ce genre de rencontres, le plus souvent possible, car beaucoup de bla-bla inutiles, de tournage en ronds pour revenir souvent au point de départ et du travail concret m’attendait étant placée moins haut dans la hiérarchie :).

Pas parce qu’on fait une réunion que :

Elle est utile
Elle se fait de manière efficace
On perd pas son temps
On assiste parce que le boss doit justifier son temps , lui
Il est primordial de connaitre les humeurs de tout un chacun tous le temps
Le café est meilleur en réunion
On peut enfin se reposer de travailler
En réunion le boss est sûr qu’on est pas en train de bloguer!
On est pas en train d’envoyer des mails à tous pour dire que le boss fait des réunions inutiles au lieu de mettre ses culotes.

La réunionite aiguë est un fléau répandu dans beaucoup de milieux (enseignement, syndicalisme, groupes populaires, tout le fonctionnariat, etc), pas seulement chez le patronat. J’en ai longtemps été victime, j’en faisais quasiment de l’urticaire. Mais il y a deux phénomènes reliés à cette réunionite qui sont encore pire que les réunions elles-mêmes, parce qu’ils nous font éclater en plein visage une consternante réalité : à quel point nous y perdons notre temps. Ces deux phénomènes sont : 1- Les éternels retardataires qui arrivent rarement moins de 20 minutes après l’heure prévue pour le début de la réunion, s’assoient sans même s’excuser, comme s’il était tout à fait normal que dix, douze personnes aient perdu 20 minutes par leur faute; 2- Les éternels radoteurs qui n’ont jamais rien d’autre à dire que : «Moi je suis d’accord avec ce qu’a dit X dans son intervention», et qui entreprennent ensuite de répéter l’opinion de X, mais en trois fois plus long et en dix fois moins intéressant. Combien de fois suis-je sorti de ces réunions les nerfs à vif, complètement en pelote, à cause de cet insupportable sentiment d’avoir complètement perdu mon temps à écouter ces redites et ces phrases creuses… Qu’on me comprenne bien : il m’arrive aussi de glander et de perdre mon temps, mais je veux choisir moi-même quand et de quelle manière je le fais !

@gaspard66
>il m’arrive aussi de glander et de perdre mon temps, mais je veux choisir moi-même quand et de quelle manière je le fais !

Alors, planifiez une réunion et invitez y ceux que vous aimez ;-)

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Principalement, …. 2 types de rencontres
- les rencontres avec un objectif précis et un ordre du jour qui permet une analyse du problème à solutionner, des enjeux, en groupe et une prise de décision éclairée à laquelle les participants adhèrent.
- et, … les rencontres pour maintenir une compréhension générale des buts, objectifs et résultats à atteindre, …. et partager notre compréhension du contexte, obstacles, rumeurs, attentes, craintes (freins), désirs (gaz) … Cette réunion doit être “timée” et partageons l’animation à tour de rôle … facile de dénigrer mais faut le faire, être efficace et maintenir l’unité dans l’équipe.

Quand on travaille de façon manuelle, facile de voir les progrès de chacun et de s’ajuster. (imaginez vous en train de construire un cabanon, de faire du terrassement)
Quand on travaille sur un dossier de niveau gestion ou plus virtuel, difficile de se servir de nos yeux, … on est un peu comme des aveugles à moins d’avoir des années de complicité qui fait que l’on sent notre partenaire. …. Faut donc des réunions, pour voir et sentir l’équipe et les buts communs, sinon on est comme des joueurs de hockey qui veulent marquer des buts sans s’occuper des résultats de l’équipe.

Comme dans tout, …. l’équilibre est toujours difficile ! … C’est ça la question fondamentale d’un bon dirigeant, gestionnaire, chef d’équipe.

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Faut aussi des rencontre individuelles … privées, …. faut quant même développer une relation disons ….. personnelle patron-employé(e).
Ce qui signifie que le nombre de personne sous un chef, gestionnaire, surveillant ou autre, doit être compatible avec les difficultés du domaine d’activités.

mon boss c’est langue de bois express , parler pour rien dire , paralysis by analisis, des longues phrases creuses construites de grands concepts de management saupoudre du lexique technique de la reunion du jour et hop on a le client et son higher managemnt au pay des reves . tout pour pas faire la job. en gros un MBA dans toute sa splendeur

tom bombal mtl

@imoi

en effet , on a plus de leader , et ce a tous les niveuax de la societe , on a des managers , des gestionaires , aussi alergique au risque qu’un compable (excusez moi messieux et mesdames les comptables votre aversion au risque est une force dans VOTRE metier) , et surtout alergique aux responsabilites c’est pour ca qu’ils monologuent : deniability

tom bombal mtl

ca me rapelle Armand Bombardier ” ou y’a pas de risque , y’a pas d’profit….”

tom bombal

QI d’une réunion = QI le plus faible du groupe divisé par le nombre de participants. ;-)

Une réunion de travail réussie passe par son organisation. On définit un ordre du jour. On alloue un certain temps pour chaque points. Une personne vérifie avec sa montre qu’on ne déborde pas. A la fin du meeting, chacun évalue et critique le meeting. Et il faut être honnète pour qu’on puisse s’améliorer.
Quand on sort du meeting, tout le monde doit savoir ce qu’il a à faire.

Pour les meetings d’information, c’est souvent un gestionnaire qui fait passer l’info des autres départements à ses employés. Ca doit quand même être rapide et ne doit pas déraper.

La réunionite c’est ce que vivent tous les groupes de travail participatifs et ayant eu la tâche de monter des comités techniques de normalisation avec des groupe d’entreprise compétitrices ( pas vraiment des alliés naturels!) pour développer de consensus impliquant des compromis…( selon la méthode asiatique ie. sans laissé pour compte comme le 50 % plus un …) qui aurait dû prendre quelques semaine mais qui prenait parfois deux ou trois ans de réunions l’expérience montre la difficulté d’établir dans un groupe des relations efficaces et de faire des réunions qui ne sont pas inutiles…et ce malgré tous les cours de gestion de conflit et toutes les techniques connues. Et pourtant avec du temps et de la patience en général on y arrive!

Comme je le mentionnait ailleurs en comparant les groupes de travail et les groupe de discutions électronique qui subissent des trolls, qui n’as pas ragé dans une réunion de travail sérieuse devant un perturbateur de réunion incorrigible, que ce soit, le rigolo , le tatillon, l’acharné de la forme, le procédurier convulsif crackpot du code Morin, le correcteur 201, le juge, Le père Ovide ensenceur de boss, le perroquet approbateur qui répète tout mais en plus long, l’historien obligé de réanalyser à partir d’Adam et Ève chaque fois, le sermoneux moraliste intarissable, le chevalier des grandes causes en mal de tribune, le contradicteur convulsif, le joueur de poker (moi je dis rien mais je vais exploser au vote bientôt !), l’oracle ( qui voit des catastrophe éventuelle partout) Rambo qui niaiserait pas avec la puck lui, le hippie jovialiste qui impose son amour de tous, et qui, en toutes bonne foi, sabotent constamment le travail productif.

Le but des réunions devraient être d’établir des groupes de travails participatifs qui répond exactement ce que Yves St Arnaud définit dans son livre «Les petits groupes, participation et communication »(UdM) l’efficacité d’un groupe est lié à deux éléments fondamentaux soit ‘’la perception d’une cible commune’’ en l’occurrence le sujet proposé dans le blogue, le second point étant ‘’l’établissement de relations de collaboration entre les membres du groupe’’. ‘’Le groupe est différent de la somme des individus qui le composent’’ et les groupes de discussion électroniques bousculent les règles établies et procèdent selon leur propre dynamique dont la compréhension reste à parfaire incluant également la compréhension du plaisir qu’on en retire parfois!

Mais la réunion sert également de plus en plus à l’interne de prétexte à établir la hiérarchie et à imposer les valeurs au groupe en nommant des quotas publiquement consentis.De plus en plus parfois la réunion permet de servir la démocratique purgation mensuelle disciplinaire, au lieu d’avoir le courage de faire un simple rappel a quelques individus on sert la réprimande de manière préventive a tout le groupe comme si quand une seulle personne est constipé il fallait imposer le laxatif à tous au nom de la démocratie . Normal que dans ce contexte les réunions nous purgent dans les deux sens….

…L’emploi du temps des grands patrons! Un sujet éternel, de Fayol à Mintzberg qui, en 1973 dans «The nature of managerial work»( En français: Le manager au quotidien) s’est longuement penché sur ce «mystère».

Et on dirait que ça continue et que rien ou presque ne change dans l’horaire journalier du gestionnaire dont l’agenda semble être, comme je l’ai déjà lu quelque part (Mintzberg??) «une série d’interruptions interrompues par des interruptions». Et en prime, pas beaucoup de temps tranquille pour réfléchir, sauf peut-être à la manière de faire grossir et ensuite faire fructifier le prochain bonus!

Nihil novi sub sole.

Je travaille de direction d’équipes informatiques depuis 1998. J’ai travaillé dans plusieurs entreprises de diverses tailles (PME moyenne à grandes entreprises internattionales). Le temps que je passais en réunion était variable selon l’entreprise. Dans une entreprise je travaillais 70h/semaine, 35h en réunion et 35h à faire la vraie job. Dans d’autres, ce n’était qu’environ 10h par semaine. Le temps passé en réunion n’a rien à voir avec la taille de l’entreprise. C’est souvent ancré dans la culture d’entreprise et cela part souvent d’un patron insécure qui ne peut prnedre de décision sans consulter plusieurs individus et inviter plus de monde que nécessaire; que de temps perdu en réunion où je devais être présent juste au cas où une question aurait impliqué le groupe informatique.

Présentement je travaille dans une boite d’envergure internationale et comme les équipes de travail sont réparties à travers le monde, plusieurs échanges se font par courriels. Les réunions sont par livemeeting ou par téléphone. Comme de tels réunions ont un coût (x$ par utilisateur), tout le monde s’assure de n’inviter que les gens requis, donc moins de pertes de temps en réunion.

Aussi, plusieurs personnes ne comprennent pas l’objectif des faire des réunions. Certains convoquent des réunions sans agenda, sans buts précis et les réunions ne mènent à rien de concret, sinon à décider de refaire une réunion plus tard. D’autres personnes perdent le focus des objectifs de réunion et digressent sur d’autres sujets qui ne concernent qu’une fraction des individus concernés.

Un patron doit aussi savoir dirigé intelligemment. J’ai toujours sur moi un calepin de notes. Dans mes semaines plus chargés de réunions, je m’assure quand même de faire le tour de mon équipe de travail deux fois par jour. Si un employé désire me parler, je lui pose la question suivante : “est-ce urgent? Si je ne traite pas cette information immédiatement, y a-t-il un impact sur les services que nous livrons?”. Si la réponse est oui, ma priorité va à cet employé, même si je dois arriver en retard à une réunion. Si la réponse est non, je sors mon calepin, prends quelques notes et je m’entends avec l’employé sur le meilleur moment pour en discuter.

Pour répondre à danose, certains patrons se cachent en réunion mais règle générale, ce ne sont pas toutes les réunions qui sont agréables. Les employés ne sont pas toujours conscient de ce qui peut se discuter en réunion de gestion car certaines discussions peuvent tourner autour de l’avenir de l’entreprise si tel contrat ne se matérialise pas, les coupures de services qui en résulteraient, etc. Ce ne sont pas le genre d’informations qui se partagent pour deux raisons: 1- il s’agit de faire des prévisions en fonction d’événements à survenir, 2- on veut que les employés se concentrent sur leurs tâches à faire.

Voilà un peu de mon expérience de gestionnaire face aux réunions.

Le problème avec les réunions et ce, peu importe à quel niveau, c’est qu’elles sont trop souvent mal planifiées et mal dirigées.

Disons que l’on puisse catégoriser les réunions en deux types: information et suivi de projet.

Information: le matériel devrait être disponible à l’avance et c’est la responsabilités des participants d’en prendre connaissance. La réunion ne devrait servir qu’à préciser et approfondir les points nébuleux. Tout ce qui est trop spécifique ou hors contexte devrait être traité à part ou faire l’objet d’une autre réunion avec seulement les personnes concernées (souvent un sous-ensemble de l’audience actuelle). Malheureusement, il n’y a souvent aucune de ces règles élémentaires qui sont suivies. Trop souvent, il y a des questions et discussions inutiles par manque de préparation de certains participants, ce qui fait perdre du temps aux autres et détourne l’attention pour le reste de la réunion, donc perte de productivité.

Suivi de projet: Incluant les kick-offs. Ce type de réunion doit être bien planifié. Il y a un lead qui doit être bien identifié et il doit y avoir un ordre du jour établi, transmis aux participants et convenu avec tous, AVANT la tenue de la réunion. Tout matériel pertinent doit être mis disponible et pris en connaissance par tous les participants avant la réunion. Les questions doivent être, autant que possible, préparées à l’avance. Le but de la réunion est d’identifier et attribuer les actions aux participants pour l’avancement du projet. Il y a naturellement un suivi des actions attribuées lors des réunions précédentes. Toute discussion qui ne tend pas vers ce but et s’étire trop longuement devrait faire l’objet d’une autre réunion, d’un échange de courriels ou d’un one-on-one.

Ça semble un peu drabe et despotique mais c’est comme ça qu’on peut être productif avec les réunions. La clé est la responsabilisation des leads et participants; les premiers doivent bien planifier, les seconds doivent arriver préparés.

Remarquez que je n’inclue pas les brainstormings, workshops et town hall meetings parce que je ne considère pas que ce sont des réunions en tant que telles. Ce sont des cas particuliers et ils sont plus difficiles à encadrer. À moins d’être un designer, un artiste ou que vous travailliez en marketing je ne pense pas que les brainstormings devraient trop vous prendre de votre horaire de travail sur une base régulière.

J’ai connu beaucoup de patrons qui faisaient leurs réunions au golf, en ski, aux danseuses, à un chic restaurant, sur leur bateau, à Vegas, à l’hôtel, à leur maison de campagne, ect…

Aucun employé ne réussi à les joindre même en urgence et aucun employé ou subalterne ne sait ce qui se passe lors de ces réunions, Sauf en partie la comptable qui gère les reçus de ces “party”…

cybergilles 15 février 2012 @ 12h32

Ces réunions semblent néanmoins plus intéressantes que celles décrites par monoke…

Lors de mon dernier emploi, on avait pour consigne de restreindre les réunions à une durée maximale de 1h.

J’envoyais l’ordre du jour quelques jours avant la rencontre, demandais qu’on m’envoie les questions ou commentaires aussi tôt que possible, commençais à l’heure pile – tant pis pour les retardataires, ramenais les gens à l’ordre s’ils divaguaient, terminais à l’heure prévue ou avant. Mon équipe a vite appris de venir préparé et à l’heure.

Autant que possible, je n’allais pas à une réunion sans but ou sujet, surtout s’il n’était pas clair quelle contribution j’allais apportée.

J’ai connu des directeurs et des patrons qui n’aimaient pas être en contact avec leurs employés (même les chefs d’équipe). Pour éviter ce contact “hiérarchique mais bassement humain”, ils jasaient pendant des heures au téléphone en fermant les stores de leur bureau vitré et lisaient leurs courriels à la fin de la journée, lorsque les employés étaient partis.

Par contre, pendant la réunion hebdomadaire de suivi des projets, le patron en question était mécontent de l’avancement des travaux et était “surpris” par les difficultés qui avaient surgi pendant la semaine. Toutefois, il est plus facile de montrer sa colère devant tout le monde, que de discuter en tête-à-tête avec un chef d’équipe de développement ou un admin de BD qui s’arrachent les cheveux parce qu’il y a “du feu après les serveurs”!